Boas Práticas de Gestão de Projetos – Parte 1

Após 20 anos envolvido com projetos em diferentes organizções e de diferentes naturezas, consegui reunir um conjunto de 15 boas práticas, fruto da reflexão quer minha, quer de experiências de colegas…

Encontrei que o conjunto de boas práticas, em um total de 15, se mostraram muito bem alinhadas com uma ferramenta conhecida por alguns, criada pelo colega José Finocchio Jr., o Project Model Canvas.

Assim quero compartilhar estas boas práticas com você, a fim de que, através desta troca de experiências, consigamos melhorar a assertividade com a qual projetos são idealizados, planejados e executados, tendo o objetivo final um legado de valor para as organizações e sociedade.

Então vamos às boas práticas… Neste artigo vou citar as 5 primeiras, depois publicaremos mais dois artigos neste blog a fim de trazer as demais práticas, agrupadas de 5 em 5…

BP#1: Tenha uma ferramenta que, em um único local e em uma única visão, traga de forma organizada as informações essenciais do projeto, o Project Model Canvas é uma excelente alternativa.

Um dos maiores problemas que vivencio em projetos é a falta de integração entre os elementos, a começar pelo escopo, tempo e custos, mas é comum observar projetos com uma carência de clareza nos objetivos, benefícios mal descritos, os quais levam a requisitos definidos sem levar em consideração o legado para a organização, a resposta a uma dor, quer de um indivíduo, quer materializada na deficiência de um processo.

O Project Model Canvas é uma ferramenta bem interessante, costumo dizer em meus workshops que nele podemos ter uma verdadeira noção das ligações invisíveis, mas essenciais, dos elementos do projeto, como se fosse uma estrutura de uma grande construção.

Esta visão sistêmica apurada responde à muitos problemas que vejo durante a fase de execução.

BP#2: Defina um objetivo SMART para o projeto, alinhe-o com seu gestor ou patrocinador, este objetivo o ajudará a manter o foco.

Falta de foco é um problema sério em projetos, muitas são as demandas e é fácil perder o controle.

Às vezes é preciso dizer não para os anseios dos stakeholders (ou partes influenciadas), o que nem sempre é fácil, pois alguns tem grande poder na organização.

Por isso o estabelecimento de um objetivo SMART (Específico/Mensurável/Atingível/Relevante/Atrelado ao Tempo) pode ajudar a definir uma bússola para o projeto, pois é preciso dizer que um plano é passível de mudança, mas mudar o legado ou, em outras palavras, o valor a ser entregue, não.

O objetivo SMART materializa muito bem este legado.

Uma forma alternativa que também observo ser empregada hoje é o uso de OKR´s (Objectives & Key Results), o qual tenho encontrado como uma forma bem elegante de estabelecer a régua de sucesso do projeto.

BP#3: Faça um bom benchmarking! (ou “não reinvente a roda”)

Bom, quando o assunto é benchmarking, ou seja, pesquisar lições aprendidas de projetos semelhantes, usualmente vejo dois cenários: ou não temos estas lições registradas, ou nós que estamos conduzindo o projeto achamos que não precisamos delas.

Suspeito que nos dois casos estamos enganados, primeiro porque há uma boa chance de encontrarmos alguém dentro da organização que já trabalhou com um projeto semelhante…

Costumo dizer que pouco conhecemos das organizações que trabalhamos, ou que prestamos serviços…

No segundo caso, é comum sermos acometidos pela soberba e acreditarmos que não precisamos de ninguém , até por crermos que assim faremos um planejamento mais rápido, ledo engano…

Melhor que aprender com seus próprios erros, é aprender com os dos outros…Um pouco de humildade faz bem nesta hora…

BP#4: Crie um cenário “As is” e “To be” do projeto, faça uma boa avaliação do seu custo-benefício.

Nenhum projeto é aprovado sem uma boa argumentação, na forma de uma apresentação ou pitch, assim um possível patrocinador, para entender o projeto e seu legado, precisa entender o contexto atual (“As is”) e como será o novo contexto (“To be”), ou seja, como será o novo cenário com o produto do projeto “rodando”, quer seja uma melhoria de processo, um novo produto ou ainda um serviço para um cliente interno ou externo.

A definição destes cenários é muito útil também para manter o foco da equipe, é normal durante a execução o time identificar oportunidades de implantação de novas funcionalidades ou melhorias mas, em muitos casos, pela minha experiência, são mais fruto de um desejo da equipe que de uma real necessidade, logo precisamos estar atentos para não perder o rumo.

Aqui vale um ditado…”Quem muito abraça pouco aperta”…Pense nisso.

BP#5: Procure criar um protótipo ou faça um piloto da solução, não demore muito para testá-la.

Aqui cabe dizer que um projeto tem dois momentos bem distintos, o primeiro no qual faz-se uma imersão no problema, a fim de entender sua estrutura e implicações no modelo de negócio (pessoas, processos e infraestrutura). E um segundo no qual hipóteses são geradas…

Hipótese nada mais é que um bom “palpite” para resolver o problema, fruto do conhecimento da equipe.

Mas hipóteses precisam ser testadas e o quanto antes isto ocorrer, melhor, assim a criação de testes piloto, uso de protótipos (MVP´s: Produto Mínimo Viável) e demais artifícios para comprovar se as hipóteses estão corretas precisa ocorrer, na minha opinião, ao menos logo no final do primeiro terço do projeto (ex: em um projeto de 6 meses, lá pelo final do segundo mês seria importante ter um teste em curso…).

Esta estratégia é interessante, inclusive bebe das fontes do agilismo, visto que, se a hipótese se mostrar falsa (e isto pode ocorrer, apesar de todo conhecimento e experiência do time), o erro pode levar a novas hipóteses, em uma rota evolutiva, com mais chances de sucesso.

Por ora seguimos até aqui, no próximo artigo vamos discutir mais 5 boas práticas.

Espero que tenha gostado, desejo que estas boas práticas lhe façam refletir melhor sobre como gerir projetos, com mais chances de um final feliz…

Até mais!